臨近年關，操辦年會就成了行政工作的重中之重。最近，有行政er焦急地在群里發問：公司規模小，第一次辦年會，該怎么做？,雖然規模不大，但對于第一次操辦年會的小伙伴來說，真的會缺乏一個清晰的概念。流程怎么梳理？有哪些注意事項？可能完全都是懵逼的。,今天，就來和大家談談，如何順利辦完一場年會（百人左右）！快來看看吧～,
,百人左右的企業已經初具規模了，如果年會不事先經過策劃，勢必會出亂子哦。第一次辦年會的行政er，更應該重視年會策劃這件事！從這幾步做起。,一、年會策劃,1需求調研,老板的需求很關鍵哦。首先，行政要先與老板溝通，詢問他想要什么樣的形式，預算是多少。在這個基調上才能接著往下開展行政工作。,
,有的公司還會采用問卷來征集員工意見。但這么做可能會收集到各種“天馬行空”或者“過于高大上”的想法，一方面對行政執行幫助不大，另一方面也難以滿足，最終產生落差感。所以有時候，行政工作要適當取舍哦！,
,2確認方案,需求調研后，行政得結合意見以及預算，盡快確定下年會的策劃方案。,
,年會的策劃方案一般包含了這些元素：,
,基本信息（日期、場地、參與人員等）；,年會內容（節目、游戲、互動、抽獎，以及其他一些老板想通過年會來傳遞的信息）；,預算分配（場地、餐飲、禮品、交通、住宿等）；,工作分類（活動文案、會場布置、年會節目、禮儀迎賓、后勤）等。,
,行政可以根據自家公司的情況，再做增減，打造一個最適合自家公司的策劃案，再與老板溝通。,
,3制定執行計劃并推進,年會籌備的時間長、工作量大且瑣碎，如果沒有一份切實有效的流程計劃表，很有可能會導致年會日期到了，年會籌備卻還沒完全到位的局面。面對這復雜流程、待確定的事項，如何安排合理的時間呢？,
,這時候，可以用倒推法來梳理流程哦：,
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,將年會事項分割成細塊，利用倒推法來確定每個細塊事項執行的時間計劃表。將執行的重點日期標紅，就可以梳理出一個非常清晰的年會流程執行計劃表了！,
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,對于第一次辦年會的行政來說，年會流程表的意義除了督促自己如期完成任務以外，也起到了一個查缺補漏的作用。可以讓自己在年會前就發現并解決問題哦。,
,二、推進落地,
,在推動落地的過程中，可以按照工作類別來分塊進行，將需要提前準備或者時間籌備比較長的項放在前面。下面我們就根據吃飯+表演的年會組合形式來聊聊年會策劃的推動落地～,
,1預訂場地,百人左右的公司規模，可以選擇酒店或者度假村。不過選擇場地的話，一定一定一定要注意提早預訂！因為場地真的太重要了，年底又正是搶場地的時候，很多好的場地不好預訂。有了場地，方案和具體預算的分配，可以配合場地來做或者調整。,
,第一次選擇場地的朋友，可以多注意以下幾點：,
,1、場地的遠近會影響到員工的整體感受。遠的場地一般遠離市區，環境優美，能讓員工更放松。但要安排員工的交通住宿問題。近的場地交通便利，可以讓員工自行解決交通。行政要在這中間做一個權衡～,
,2、場地的大小要合乎人數。預定的場地過大，參與人員坐得不夠緊湊，年會的氣氛就烘托不起來；場地過小，又會使員工產生拘束感。為了確保場地面積適宜，一定要現場核實場地！,
,3、場地最好要有能支持年會活動的設備。比如音響、燈光等。既能促進活動的順利進行，又能節省預算，避免了行政再找供應商。,
,4、現場檢查場地的功能設施配備。比如廁所距離活動場地的距離，有沒有配備消防栓、逃生口等。舉辦大型活動時，要有預防突發性災難的意識！,
,5、場地附近還要有停車位。可以方便公司同事及邀請來的客戶嘉賓泊車～,
,2人的調動,不管舉辦多大的活動，都需要調動人員！尤其是行政人手有限，所以最好能調動公司人員一起來完成年會的籌備。人員的調動越早越好，這樣可以給后期活動執行預留出足夠的時間。,
,大致上來說，需要行政調動的年會人員有三類：,
,1、年會支持人員：年會總導演、主持人、節目表演人員、錄像師、攝影師、簽到負責人、會場布置負責人、獎品負責人等需要參與到年會籌備中的人員。原則上，參與年會支持的工作人員盡量精簡，以便于有更多的人能參與年會活動。,
,2、需提前邀請的人員：老板、高層、公司合作伙伴等。老板與高層一般很忙，如果需要他們表演節目或是上臺講話，應該提早去溝通哦！提早對嘉賓進行邀請，既表達了禮節，也有利于嘉賓調整檔期。,
,3、外包支持人員：舞臺供應商、餐飲供應商等。供應商也需要提前聯系，并且沒有合作過的供應商，一定一定一定要再三和他確認時間及流程！不要發生時間到了供應商卻爽約的情況。,
,行政可以根據自己公司年會的需求和形式，并且結合預算，更好地安排人員調動的時間～,
,3活動的安排,活動的安排同樣可以細分成幾塊！比如可以從活動流程、亮點環節、活動餐飲、現場布置幾方面去考慮。,
,a.活動流程,活動當天的流程絕對是重中之重，是整場年會籌備工作的直接展示，關系到了年會的成敗問題。所以第一次辦年會的行政，一定要事先將活動流程在腦子里跑幾遍，看看有沒有疏漏～,
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,為了保證活動當天流程的順利進行，可以注意這幾點：,
,1、制定好詳盡的流程安排，越詳細越好。,
,2、環節銜接要預留比較機動的時間。環節與環節間不必卡死，以便于及時做plan B的調整。,
,3、要對流程進行彩排。讓參與人員都能對流程節奏與內容產生熟悉感。,
,4、前期后期的時間安排要合理。活動前期要預留交通時間，活動結束的時間也要合理，不能太晚，方便大家散場回家。,
,5、要有人在現場對流程全程監控。督促流程的走向，出現問題時及時更換計劃。,
,b.設立亮點環節,年會最好不要只設立吃飯和表演兩個環節！行政可以看看哪些地方能增設一些亮眼環節，用以熱場。如果整場年會下來，員工們只有吃吃喝喝看表演，那也是非常boring的！,
,亮眼環節可以是有趣的老板節目、獎品誘人的抽獎活動，或者好玩的熱場小游戲！這些設置，可以讓整個年會更有趣，完成度更高。設計這些環節的時候，一定要多與人溝通，聽聽他人的意見，確保是切實亮眼的設計，不然反而會拖了年會的后腿。,
,c.現場布置,活動現場的布置可以分為兩塊，一塊是需要提前布置完畢的，另一塊是等活動當天布置的～可以將這兩塊加以區分。,
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,比如簽名板這種大型物品就可以提前去布置。氣球拱門等耗時耗力的裝飾品最好也要提前弄好。而易拉寶、茶歇等易調動的小物品最好等活動當天布置，避免丟失～,
,d.解決餐飲,年會的餐飲也是頭等大事一件！場地選擇在酒店的話，可以讓酒店幫忙解決餐飲。除此之外，行政們還可以選擇找餐飲供應商來解決問題，餐飲關系到員工健康，更要重視供應商考核哦～,
,除了傳統的圓桌聚餐形式外，采用自助餐的形式也不錯，既能滿足百人規模的企業就餐，還可以讓員工們在年會現場更自在、靈活。,
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,年會開始之前，往往只有行政們知道場地長啥樣～所以貼心的行政們可以擬出現場分桌圖，在圖中注明活動場地大門、逃生口、衛生間等重要位置，以及活動現場的桌位安排。,
,4交通住宿,如果是將全體員工拉到郊區開年會，一開又是兩三天，那么行政們還要考慮交通和住宿的問題。,
,交通的話可以請外包的供應商幫忙解決，集體行動，解決出行。住宿的話，要注意每間房人數安排的合理性。太擠會讓員工產生排斥感，太空也不利于活動預算把控。一般一間房安排2-4人為宜。,
,5活動宣傳,行政在舉辦年會的過程中，一定要重視宣傳～可以通過郵件、公眾號、內網等形式進行，讓行政可以更好地了解員工的想法，員工也能實時知道行政都做了哪些工作。,
,1、前期宣傳：年會前期可以選擇進行多次不同內容的劇透宣傳，一方面保持了信息互動，有利于員工了解年會活動，產生參與感，另一方面也能增強他們對活動的期待感和熱情。,
,2、后期宣傳：對整場年會做回顧，可以盤點年會現場的經典瞬間，也可以發一些活動花絮。通過情感調動起員工的凝聚力。,
,3、收集反饋：還可以通過問卷調查等形式，收集員工關于整場年會的意見并展示，讓員工了解行政工作還有哪些方面可供改進。,
,三、注意事項,
,除了以上說到的，還有一些注意事項，也值得看一看。,
,1、電子設備做好備份。年會現場的PPT要事先復制到另一臺電腦上，避免電腦臨時罷工。,
,2、年會節目和參演人員發生變化，要事先通知并安排，留出時間調整。避免年會當天節目出紕漏。,
,3、整個年會的文檔清單，除了相關負責人要有以外，年會總負責人都要有備份。,
,4、年會結束后，要記得檢查現場，將能回收的物品整理好，第二年還能用。現場有遺落的物品，要記得保管并聯系到個人。,
,5、如果年會需要用到供應商，一定一定一定要再三確認供應商的品質。,
,最后,
,每次年會，都是行政壓力和工作量最大的時候之一。但其實懂得將大事項分割成一塊塊待解決的小事項，就能讓行政工作更輕松一點，開展年會的思路更清晰。,
,也許這是有些行政第一次辦年會，還沒有經驗。但隨著時間的積累，相信每個人都能有獨當一面的一天。,
本文為@運營喵原創，運營喵專欄作者。
