在上一篇文章《線下活動策劃流程全梳理！新手必備》，我們講到了線下活動策劃一些基本的工作流程，可能大家會發現一個問題，當我們做一個活動的時候，往往會面臨很多事項的管理。
比如人員管理、供應商管理、物料管理、搭建管理等等，如果沒有一個工具系統的對這些事項進行一個統籌規劃，那么就很容易出現差錯。
所以，在這里為大家總結了17張表格，用來管理整個策劃的活動。
1.策劃方案品控表
這個表格的作用是幫助你厘清方案的所有需要考慮的事項，從方案內容到方案的排版，涉及到的板塊有很多。
大概可以從框架結構、核心亮點、方案效果執行、版面設計等4部分去考慮，
比如在版面設計這一個層面就可以去挖掘很多細節。
長文段是否有列點單行顯示，且單句不宜過長
文段另起一行時是否有保證詞語在同一行
文段的標點符號用法是否有統一
英文單詞是否大小規范書寫
方案字體是否統一規范
文件名命名是否完整規范
內頁標題文案有無遵循統一句式
版面能否做到一目了然
2.物料設計品控表
對于一場活動來說，除了整個活動流程設計、創意設計的把控外，還有一項很重要的部分，就是物料設計。
在物料設計品控這一層面，不單單有線上的設計物料，還有線下的設計物料。
比如線上的設計物料可能有：倒計時海報、朋友圈九宮格海報、推文版面設計等。線下物料可能有：海報、易拉寶畫面、 KV延展、各種證件的設計等等。
所以，當我們做物料設計的時候，一定要對上述物料的設計細節考慮清楚。
其中不僅僅要求設計師對物料設計有足夠的把控度，對于AE/AM來說也同樣重要。
因為一般公司的工作流程是AE/AM將設計需求對接給設計師，然后出圖后AE/AM再去工廠制作。
3.物料設計時間推進表
對于一個線下活動策劃來說，本質上是一個項目。
項目其中比較重要的一項是時間管理，作為一場大型活動，除了對項目進行總控外，對各個分項的進度管理也十分重要，比如對于物料板塊，也需要及時的推進。
時間進度表的設計主要是依托于甘特圖作為原型，有明確的截止日期和里程碑日，具體設計可以參考下表。
這個表格有著明確的項目名稱，以及工作細項，開始截止日期，具體設計進度的規劃，相關責任人等關鍵信息。
4.活動場地指標檢查流程表
線下活動的一個關鍵因素是場地的選擇，對于場地的選擇很多同學考慮的并不是周全，除了場地本身需要滿足活動需求外，還有一個重要因素是場地的周邊配套也要契合活動的要求。
舉個例子：在這個表格中，除了場地本身相關指標的考核，還對場地外設施做了考量，比如場地外的地鐵站、交通是否方便？以及周圍的餐廳密度等等，都做了十分精細的規劃。
這個表格可以作為場地選擇的一個標準文檔，建議大家收藏下載。
5.活動預算表
活動預算表，在任何線下活動策劃都是需要的，具體表格設計可以根據自己的需求來設定。
比如下面這個活動預算表的設計，除了各種物料的明細外，還包括了使用方式，是直接購買還是租賃，不同的方式價格是不同的，并且還要包括工人的費用，以及當天是否包含午餐等等。
6.活動人員聯系表
一場線下活動，特別是在執行的過程中，不可避免會產生大量的溝通，這就很容易出現問題，比如找不到人，比如不知道誰負責什么，造成整個執行過程中的混亂，這就需要一張表格統籌這整個活動，所以活動人員聯系表在執行過程中尤其重要。
具體選項的設置可以參考上圖，每一項都要有不同的負責人，并且最好有第二負責人，防止當時找不到人。
7.物料分工及現場執行表
這個表格主要是從活動開始到活動結束，按照不同的類別將相關人員分類，不同的人員負責不同的模塊，并且在不同項目中標記了該項目的注意事項以及相關的要求。
8.活動搭建工程現場驗收清單
這個表格主要應用在活動現場搭建完畢后的一個驗收考核，我們的要求一定是要高于甲方要求的，因為我們是專業的，所以在驗收的過程中一定要仔細檢查，發現問題及時解決。
9.策劃團隊內部撰稿表
這個表格主要解決的需求是整個活動需要所有撰寫的文案，比如活動預算、活動方案、活動物料以及媒體通稿、活動主持串詞等等。
整個活動需要的文案都要再這個撰稿表里有所體現。
10.活動時間籌備表
這個表格是從項目立項到項目結束的一個總控表，從活動策劃到活動結束，貫穿整個項目的一個表格，用于把控項目的整體進度。
除了以上10個表格外，還有很多表格用于管理整場活動，在這里就不贅述。
總結一下：
對于整個活動來說，表格管理必不可少。
但是除了這些表格外，更多的是應該具備一種“表格思維”。
意思就是當你遇到一個非常龐大且瑣碎的項目，能夠將其系統化、條理化，并且相關的項目組成員也能夠立刻了解該表格傳達的核心信息，這一點是最總要的。
我們提供了17張常用表格的下載，覆蓋了整個活動中的主要應用場景。
下載鏈接如下：線下活動必備的17張表格（限時刪）
需要的同學可以下載學習！
